En estos últimos años, debido principalmente a la pandemia que hemos sufrido, se ha desbloqueado en las organizaciones la aceptación de nuevos modelos de relación y de colaboración digital con los trabajadores.

Buscando independizar nuestra actividad de nuestra ubicación, hemos descubierto “el poder de la colaboración en tiempo real”. Simultáneamente, estamos digitalizando nuestros procesos internos, incorporando nuevas tecnologías y plataformas de colaboración en remoto, e invirtiendo en software y herramientas digitales. Ya tenemos nuestro “Digital Workspace” en marcha.

Pero este nuevo escenario implica no sólo la adopción y normalización de estas tecnologías, sino sobre todo un cambio cultural importante en el que las personas deben asumir nuevas formas de trabajar y relacionarse. Y esto está suponiendo un importante reto en las empresas españolas, pues surgen inevitablemente otras necesidades como la de mejorar la gestión de la productividad, el rendimiento de los equipos y de la organización, la transparencia y la visibilidad de la información a todos los niveles, la implementación de buenas prácticas en el trabajo, y la optimización en la gestión de los espacios de trabajo.

Los nuevos retos del Digital Workspace

Una de las principales lecciones que hemos aprendido durante la pandemia, es que cuidar el clima y el bienestar de los empleados es uno de los pilares fundamentales que sostienen el empleo y la estabilidad en las empresas.

La digitalización del entorno de trabajo nos permite potenciar más que nunca la comunicación interna y cuidar mucho más la productividad personal. Los retos más importantes en la transformación digital de las empresas están en las personas, por ello la mejora del entorno digital debe realizarse bajo un plan estratégico de cambio en la organización, liderado por todas las unidades: recursos humanos, TI, facility management, unidades de negocio, etc.

Se debe analizar el impacto cultural que este nuevo modelo de relación y colaboración va a implicar en la organización, cómo se van a abordar los cambios necesarios en los procesos y con qué tecnologías se van a implementar. Pero siempre, sin perder el foco de mejorar la experiencia general de los empleados, tanto en remoto como en las propias oficinas.

Además, hay que establecer una buena estrategia de comunicación y formación, y de medidas de avance y mejora continua, para facilitar el despliegue a otras áreas de la organización, y convertir dichos cambios en un icono innovador y transformador dentro de la compañía.

Los retos más importantes en la transformación digital de las empresas están en las personas. Por eso debe hacerse siempre sin perder el foco de mejorar la experiencia general de los empleados.

Los modelos de trabajo híbridos y la digitalización

Pero ¿cómo convive la digitalización del puesto de trabajo con los modelos de trabajo híbridos o flexibles, en los que parte del trabajo se desarrolla de forma presencial? ¿Qué ocurre en aquellas organizaciones que no están bien dimensionadas para que los empleados puedan trabajar en remoto?

Lo cierto es que ya hay numerosos estudios que indican que los modelos híbridos de trabajo o trabajo flexible, que fueron implementados durante 2021, se terminarán de asentar en 2022 en la mayoría de las empresas.

Además, es sabido que cambios en la Cultura de una empresa producen avances más efectivos, que cambios solamente en los procesos o las herramientas. Puesto que estos nuevos modelos de trabajo ya han sido normalizados en la mayoría de las empresas, nos toca proporcionar un entorno propicio para consolidarlos.

Por un lado, debemos asegurarnos de que las personas que trabajan en casa tengan tanto la configuración adecuada de salud y seguridad, como el acceso a la mejor tecnología y herramientas. Hay que invertir en aquellas tecnologías que impulsen el trabajo colaborativo en remoto y que aporten visibilidad sobre el flujo de trabajo entre personas. Por ejemplo, herramientas de comunicación y mensajería instantánea, de difusión de contenidos, herramientas de gestión documental en la nube, así como en herramientas de gobierno del servicio, orquestación y flujos de trabajo, entre otras.

Por otra parte, debemos asegurarnos de que las personas que trabajan en la oficina también dispongan de un espacio seguro, con mayores posibilidades de privacidad y concentración, y a su vez de colaboración con las que están en remoto. Estas nuevas necesidades han provocado en muchas empresas la modificación y adaptación de los espacios físicos, para poder gestionar de forma flexible el uso de las oficinas. Especialmente en los modelos híbridos, donde hay empleados que trabajan unos días en la oficina y otros desde casa, es determinante poder optimizar la capacidad, el grado de ocupación y disponibilidad de los distintos espacios, organizar los puestos de trabajo y además proteger la salud de los empleados aplicando los protocolos de seguridad pertinentes.

Para ello los espacios deben ser flexibles, deben favorecer la colaboración entre los distintos equipos, y también deben adaptarse para mejorar la experiencia del empleado y su bienestar en el lugar de trabajo. Es fundamental contar para ello con la ayuda de herramientas como nuestra solución Kalena espacios, que nos ofrezcan una excelente experiencia de uso y que permitan monitorizar el rendimiento de la oficina, adaptando los espacios físicos en función de las tendencias de uso y las necesidades cambiantes de los trabajadores. Sobre la marcha, en tiempo real, con el pleno control de los gestores de espacios.

Debemos continuar promoviendo el cambio cultural hacia lo digital, pero facilitando a su vez que los espacios y los entornos de trabajo nos permitan adecuar la actividad de la organización a los nuevos modelos de trabajo híbrido y flexible.

El papel de las nuevas tecnologías

Dependiendo del sector, hay empresas que cuentan con una infraestructura digital más avanzada que otras para soportar el cambio al trabajo en remoto. Pero todas, en mayor o menor medida, nos hemos visto obligadas a modernizarla y actualizarla, lo que ha implicado inversiones más o menos significativas en el área de TI.

En este contexto del nuevo entorno digital, ¿cuál es el papel que juegan las nuevas tecnologías como el cloud, el big data o el IoT en la gestión del Digital Workspace?

Las tecnologías de Cloud Computing nos permiten virtualizar los recursos de la empresa, las aplicaciones, y el software especializado, y desligar así el puesto de trabajo de la dependencia presencial y de los medios físicos. De esta forma agilizamos y optimizamos los esfuerzos tanto humanos como económicos, y proporcionamos movilidad y alta disponibilidad a los equipos de trabajo.

Además, estas tecnologías nos permiten almacenar y explotar toda la información del Big Data de forma eficiente. El análisis de los datos es imprescindible para la mejora en la gestión de los equipos y proyectos, y para la medida de indicadores de rentabilidad. Aplicar inteligencia de negocio a los datos nos permite convertir datos complejos en información clave para asegurar la toma de decisiones.

Exprimir las ventajas del Digital Workspace conlleva estar preparado para adaptar los espacios de trabajo, teniendo en cuenta aspectos como la flexibilización de los espacios en función de las necesidades de los empleados. Conseguirlo es más sencillo con soluciones tecnológicas como Kalena, porque además de poder integrarse con tecnologías IoT, nos permiten modernizar y optimizar los espacios y recursos de la empresa, y son fundamentales para habilitar la experiencia digital del empleado en el puesto de trabajo.

Probablemente el ámbito de la automatización de procesos repetitivos, el enriquecimiento de la información mediante modelos de analítica avanzada y la asistencia en la toma de decisiones mediante inteligencia artificial, despeguen con fuerza en las empresas, permitiendo avanzar más rápido y dedicar tiempo a tareas más productivas. Y la gestión de la ciberseguridad en el puesto de trabajo, debido a la imparable digitalización de la actividad, también es y será un reto importante para las empresas.

Por último, es importante no perder de vista los procesos y herramientas que de forma corporativa ya dispone la organización para fomentar una experiencia integrada con estas nuevas tecnologías.

La evolución del Digital Workspace

Estamos viviendo una época de constantes cambios. Las organizaciones no sólo hemos tenido que adaptarnos en los últimos años para competir en un mundo cada vez más digitalizado, sino que además nos hemos dado cuenta de que nuestra propia forma de trabajar puede cambiar bruscamente de un momento a otro.

Además, la velocidad en la evolución digital de las compañías es tal que es fácil señalar hacia dónde evolucionará el puesto de trabajo en el futuro pero, a su vez, muy difícil anticipar cuándo ocurrirá, aunque seguramente sea mucho antes de lo que pensamos.

Debemos seguir transformando la forma en que gestionamos los equipos y la propia organización. Pero lo que será inevitable sin duda es que el digital workspace deberá favorecer más que nunca la flexibilidad, la movilidad y la resiliencia de las empresas, para poder responder de una manera ágil y rápida a situaciones cambiantes en el futuro.