El Canal Ético se pone a disposición de todas las personas vinculadas a la Organización con el fin de prevenir o, en su caso, detectar cualquier incidencia o irregularidad que pudiera producirse en el seno de la Organización y que pudiera resultar contraria a la normativa interna y/o legislación aplicable, así como a cualquiera de los principios y valores establecidos en nuestra Política de Ética Empresarial.

En particular, puedes comunicarnos cualquier irregularidad que pudiera estar relacionada con:

• Incumplimientos de la normativa interna implantada en la Organización.
• Acciones u omisiones constitutivas de infracciones penales.
• Acciones u omisiones administrativas graves o muy graves.
• Infracciones del Derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo.
• Acoso o discriminación laboral.

Recuerda que el Canal de Denuncias no es:

• Para aportar sugerencias, propuestas u otro tipo de consideraciones.
• Para generar situaciones de conflicto infundadas o falsas, dado que se solicitarán pruebas de las conductas o hechos que se denuncien.

Para otras cuestiones o consultas, podrás dirigirte a los canales habilitados de atención al cliente o al empleado.

Protección al informante

Toda persona que comunique una incidencia, de buena fe, a través del Canal Ético dispondrá de la debida garantía de protección, tal y como se establece en la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y, en particular en lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Confidencialidad y anonimato

El Canal Ético de la Organización, en todos sus formatos, permite que las comunicaciones puedan llevarse a cabo de forma anónima. En el caso de presentar una comunicación facilitando su identificación, función o relación y datos de contacto, el personal responsable de la tramitación podrá ponerse en contacto con dicha persona para realizar un seguimiento si fuera necesario.

La Organización garantiza además que todo el proceso será llevado a cabo de manera confidencial, preservando tanto la identidad de los intervinientes como de la información relacionada y proporcionada en sus comunicaciones, a excepción de los casos en los que la legislación aplicable al efecto prevea que dicha información debe ponerse a disposición de las autoridades judiciales, administrativas o policiales competentes.

Buena fe

Las comunicaciones que se efectúen a través del Canal Ético serán realizadas desde la honradez, con convicción en cuanto a la verdad o exactitud de su objeto. Las comunicaciones tendrán consideración de veraces, completas y precisas, incluso aunque, posteriormente, se verifique que su contenido era equívoco.

La formulación de denuncias con mala fe y probado dolo, podría ser constitutiva de delitos de calumnias y de injurias. Por tanto, si se demostrase que el informante ha actuado de mala fe en su comunicación, con la finalidad de menoscabar la reputación de la empresa o de cualquiera de sus profesionales, se adoptarán al respecto las medidas sancionadoras disciplinarias que correspondan, de acuerdo con la legislación laboral vigente en cada momento y el convenio colectivo que resulte de aplicación.

Gestión de conflictos de interés

El proceso de gestión de las comunicaciones recibidas a través del Canal Ético es realizado por un equipo independiente, imparcial y objetivo.

Antes del inicio de la función instructora se revisa si existe conflicto de intereses con alguno de los miembros que forman parte del órgano responsable de la investigación de la comunicación. En el caso de existir conflicto, los miembros conflictuados serán apartados y se nombrarán miembros diferentes que puedan llevar a cabo la instrucción, salvaguardando así su independencia.

Prohibición de represalias 

La Organización prohíbe expresamente los actos constitutivos de represalias, incluidas las amenazas y las tentativas de represalias contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la presente Política. Estos hechos tendrán consideración de infracción laboral muy grave.

La prohibición de represalias abarca cualquier acto u omisión, directo o indirecto, que pueda perjudicar a una persona debido a su comunicación, de buena fe, de posibles infracciones.

Presunción de inocencia

Durante la tramitación del expediente, las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia y al derecho de defensa durante todo el proceso.

Uso responsable del Canal Ético

Es obligación del informante hacer un uso responsable del Canal Ético, por lo que en ningún caso el Canal será utilizado para la consecución de objetivos distintos de los establecidos en el mismo.

El Canal Ético implantado en la Organización permite las comunicaciones escritas, verbales, incluso presenciales, y está operativo 24 horas al día los 365 días del año.

El Canal Ético es gestionado por una entidad externa a la Organización, PRODAT, garantizando de esta forma un mayor nivel de objetividad e independencia. La gestión externa ofrece a los informantes una auténtica garantía de confidencialidad y de que la información será estudiada por un equipo de personas especializadas en compliance externo a la Organización.

Puedes realizar una comunicación a través de los siguientes medios:

Comunicación online

Para las comunicaciones presentadas de forma online, deberás seguir los siguientes pasos:

1. Accede al formulario online del Canal Ético.
2. Si deseas realizar una comunicación anónima, marca la casilla habilitada a tal efecto y no tendrás que rellenar los datos personales del informante.
3. Rellena correctamente los datos requeridos en el formulario. Los campos que contengan un * tienen carácter obligatorio y, por tanto, sin completarlos no se podrá realizar el envío de la comunicación.
4. Es necesario identificar el tipo de comunicación que se quiere enviar. Importante: si la comunicación no se encuentra entre las opciones del desplegable, la vía para tramitarla es probable que sea distinta al Canal.
5. El formulario de comunicación cuenta con un apartado para la subida de archivos en cualquier formato.
6. Una vez enviada la comunicación a través del sistema, automáticamente aparecerá un mensaje de confirmación junto con un código de seguimiento de la comunicación – sea o no anónima -.
7. Es importante que conserves este código para poder realizar seguimiento de tu comunicación. Estarás en todo momento informado del estado de la comunicación y en permanente contacto con el Gestor del Canal a través de un chat privado.
8. En la parte inferior del propio formulario del Canal, podrás revisar tu comunicación introduciendo el código de seguimiento. Podrás acceder al apartado de DATOS, donde hay una copia de la comunicación enviada, y al apartado de MENSAJES para enviar/recibir mensajes del gestor del Canal.

Comunicación telefónica

Puedes hacer tu comunicación llamando al teléfono 91 901 63 29

Comunicación escrita o presencial

Puedes dirigir tu comunicación a la dirección postal:

• PRODAT – C/ Aguarón, 23, 2º E-D, 28023 Madrid

Para ello, descarga el formulario que encontrarás más abajo.

Responsable del Canal Ético

El Canal Ético cuenta con la involucración activa del Órgano de Administración y la Alta Dirección de la Organización.

Por ello, se ha designado un órgano colegiado como Responsable del Canal Ético o Sistema en fecha 9 de mayo de 2023, formado por 5 personas de la Alta Dirección:

• Pablo Rivera Moreno. Director Comercial y de Operaciones.
• Alfredo González Armengod. Director de Administración, Finanzas y Control.
• Miguel Angel Nicolao Echevarne. Director de Sistemas e Infraestructuras Corporativas.
• Francisco Martínez Rodriguez. Director de Recursos Humanos.
• Dª Lucía Garrido Martínez. Directora de Marketing, Comunicación y Calidad.

Al Responsable del Canal Ético le corresponde la función instructora de los expedientes originados como consecuencia de las comunicaciones recibidas, en particular de:

• Archivo o admisión a trámite de la comunicación recibida, según evaluación preliminar.
• En su caso, apertura del expediente e inicio del procedimiento de investigación.
• Elaboración de un informe de conclusiones y propuesta de resolución.
• Elaboración de un informe de seguimiento de las medidas propuestas y de la salvaguarda del principio de no discriminación.
• Supervisión de posibles represalias.

El Responsable del Sistema desarrollasus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de órganos de la Organización y no recibirá instrucciones de ningún tipo en el ejercicio de sus funciones. No obstante, en cada una de estas funciones, podrá contar con el asesoramiento del Gestor externo del Canal como entidad experta en Compliance.

Gestor externo del Canal

Para asegurar la objetividad, independencia, transparencia e imparcialidad del proceso, la gestión de las comunicaciones a través del Canal se ha encomendado a un tercero externo independiente a la Organización formado por un equipo de profesionales expertos en compliance.

Las funciones del Gestor externo independiente con respecto al Canal Ético serán las siguientes:

• Recepción y registro de comunicaciones.
• Acuse de recibo al informante en un plazo máximo de siete días.
• Puesta en conocimiento al Delegado de la gestión interna del Canal de las comunicaciones recibidas.
• Elaboración de un informe previo y remisión al Delegado con recomendaciones.
• Comunicación con los informantes y con la Organización.
• En su caso, acompañamiento y asesoramiento en fase instructora al Responsable del Sistema.

Delegado de la gestión interna del Canal

El Responsable del Sistema ha delegado en uno de sus miembros, directivo de la Organización según requiere la normativa, las facultades de gestión interna operativa del Canal.

Dispondrá de todos los medios personales y materiales necesarios para poder cumplir con las funciones asignadas al efecto, que son:

• Control del Canal Ético.
• Interlocución con el Gestor externo del Canal.
• Recepción del informe previo de las comunicaciones recibidas con recomendaciones, remitido por el Gestor externo.
• Revisión del posible conflicto de intereses con alguno de los miembros que forman parte de los órganos responsables del Canal, antes de iniciar la fase instructora.
• Custodiar toda la documentación relativa a las comunicaciones presentadas a través de la herramienta del Canal.
• Llevanza del Libro-registro de los expedientes.

Órgano de Administración

Al Órgano de Administración de la Organización le corresponde la función decisoria de los expedientes originados como consecuencia de las comunicaciones válidas que hayan sido objeto de un proceso propio de investigación mediante el siguiente procedimiento:

• Recepción y estudio del Informe de conclusiones y propuesta de resolución.
• Emisión de resolución final.

PANEL SISTEMAS INFORMÁTICOS S.L. (en adelante PANEL, o el Responsable del Tratamiento), con domicilio social en la Calle Josefa Valcárcel, número 9, 28027 (Madrid) y CIF número B-83766485, es responsable del tratamiento de los datos facilitados por los usuarios (“Usuarios”) a través de la Web, Redes Sociales, Correo Eletrónico, o en base a la propia relación comercial y/o laboral con PANEL.

Puedes ponerte en contacto con PANEL a través de correo postal en la dirección arriba indicada, por correo electrónico a la dirección dpo@panel.es, o por teléfono llamando al 91 405 78 88.

• Responsable del tratamiento: Panel Sistemas Informáticos, S.L.
• Finalidad: gestionar su comunicación, adoptar las medidas correctivas correspondientes y, en caso de ser necesario, informarle sobre el resultado del procedimiento.
• Legitimación: obligación legal (Art. 6.1.c RGPD).
• Conservación: Los datos serán conservados durante el plazo estrictamente necesario para esclarecer los hechos comunicados. En todo caso transcurridos seis (6) meses se procederá a la destrucción de los datos facilitados salvo que sean investigados en un entorno legal distinto.
• Cesión de datos: No se prevén comunicaciones de datos a terceros, salvo por obligación legal. Asimismo, se informa que se procederá a tratar los datos de manera lícita, leal, transparente, adecuada, pertinente, limitada, exacta y actualizada.
• Ejercicio de derechos: Podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación de tratamiento, supresión, portabilidad y oposición al tratamiento de sus datos de carácter personal, dirigiendo su petición a la dirección postal Panel en Calle Josefa Valcárcel, nº 9, 28027 o al correo electrónico: dpo@panel.es.
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Del mismo modo, se le informa que tiene derecho a reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si considera que el responsable de tratamiento no ha satisfecho correctamente sus derechos.