Es muy conocida la anécdota que contrapone un carísimo bolígrafo americano frente a un afilado lápiz ruso como solución a un mismo problema, la escritura en el espacio. Aunque es una anécdota distorsionada, enmarca muy bien la clave de este artículo:

El coste
de los medios técnicos utilizados debe ser
proporcional
con el rendimiento de la tarea a realizar.

Reconozco que siempre me ha parecido algo evidente, pero ¿será contrastable?. Antes vamos a recopilar algunas casuísticas interesantes que ya han ocurrido.

• Caso Ayuntamiento de Munich. Llegado el momento de afrontar una renovación masiva de ordenadores (15.000), debido al «fin de soporte» del sistema operativo MS Windows-XP (¡ programado para el 8 de abril del 2014 !) las alternativas eran:
  • No hacer nada.
  • Migrar a MS Windows 8, comprar ordenadores con prestaciones suficientes y actualizar los programas de trabajo a este sistema operativo.
  • Migrar a un sistema operativo actualizado y adecuado a los equipos existentes. Adaptar los programas de trabajo a esta nueva plataforma.

Decisión final: conservamos los equipos, migramos a un sistema operativo menos exigente (LiMux) y migramos las aplicaciones. Se estima en 11 millones de euros el ahorro conseguido (más de 30%).

Corolario: A la vista de este éxito, en Munich se ha lanzado una nueva campaña para animar a los ciudadanos a cambiarse a un sistema operativo Linux Ligero: Lubuntu.

• Caso Gendarmería francesa. Desde el año 2004 los puestos ofimáticos de la policía francesa («la Gendermerie nationale») han ido sustituyendo diversos productos software comerciales por productos de libre distribución.
  • En primer lugar, aplicaciones de escritorio: de MS Office a Apache OpenOffice; Mozilla Thunderbird para el correo; Gimp para imágenes o VLC para multimedia (37.000 equipos). 
  • Más tarde, el sistema operativo: de MS Windows a Ubuntu (72.000 equipos).

Decisión final: migrar los equipos siguiendo un plan de acción paulatino e inexorable, todavía en marcha.

Corolario: un 40% menos de coste de propiedad. Transición gradual (primero aplicaciones, sistema operativo después). Con suavidad y mano firme.

En estos ejemplos tenemos una clara pauta común: miles de equipos con cambio de aplicaciones y sistema operativo, una camiseta demasiado grande para nuestras pequeñas y medianas empresas (PYME).

Bajemos a la tierra, ¿y para una PYME de 50 equipos?. Vamos a utilizar una serie de piezas elementales tanto de equipamiento («hardware«) como de aplicaciones («software«), que combinaremos en función de tareas tipificadas y revisaremos cómo impactan en la competitividad.

Empezando por lo más general: Puestos ofimáticos.

• El hierro: entre 400 y 700 EUR
• Las gominolas: para un MS Office con Outlook pero sin Access (versión Standard), serán unos 300 EUR. Sin embargo, si «necesitamos» MS Access (versión Pro Plus), estaremos en unos 500 EUR … sin «seguro de actualización».

Es decir, unos 42.500 EUR de coste si utilizamos software licenciado, que amortizados a 24 meses supone 1.770 EUR/mes de hipoteca.

Si nos apoyamos en software de libre distribución, estaremos en unos 1.145 EUR/mes.

Por tanto, con software ofimático licenciado
tendremos que levantar 7.500 EUR extra cada año
… para empatar.

Subiendo el nivel de especialización: Puestos de una factoría software.

• El hierro: entre 700 y 1.000 EUR
• Las gominolas:   t o d o   u n    m u n do.

Tenemos desde escenarios con mayoría de herramientas de libre distribución (como Eclipse) y procesos de fabricación ecoLógica (coste de la infraestructura compartido) hasta escenarios altamente implicados con reconocidos fabricantes (como Microsoft o IBM), con valiosas herramientas muy especializadas.

Concretando, al fango.

Desde … Eclipse para todos y un 20% de puestos «avanzados», dotados con herramientas de modelado tipo Enterprise Architect (200 EUR/unid.), de productividad con bases de datos tipo TOAD (1.000 EUR/unid.), de gestión tipo MS Project o MS Visio (450 EUR/unid.) junto con entornos de desarrollo propietarios tipo MS Visual Studio Professional Estándar (500 EUR/unid.). Solo ese 20% nos pesa: 10 puestos x (1.000 EUR/hierro + 2.150 EUR/gominolas) = 31.500 EUR, mientras que el resto lo fijamos en 40 puestos x 700 EUR/hierro = 28.000 EUR. Total: 59.500 EUR.

Hasta … un elenco de un 80% de puestos altamente especializados, manteniendo el 20% restante como «avanzados». Estamos hablando de herramientas como Toad DBA Suite o MS Visual Studio Premium (6.000 EUR/unid.). Supone un total de 311.500 EUR, repito: trescientos once mil quinientos euros de vellón.

Si nos apoyamos en medios ajustados,
estaremos en unos 2.500 EUR/mes
frente a los casi 13.000 EUR/mes de hipoteca que tendrá que levantar el equipo de 50 super-especialistas.

¿Y si lo barajamos todo?: puestos altamente especializados que además utilizan el portfolio ofimático comercial. Cosa fina.

Como cierre de ejercicio os invitamos a aplicar un factor V, multiplicativo (superior a 1,5 veces) y motivado por las crecientes prácticas de virtualización.

En resumen,
usar para todo programas licenciados o comerciales
no es gratis,
desde el primer día que se empiezan a usar, sumamos cuotas
de una «hipoteca software»
que solo nuestra productividad podrá pagar.

El argumento contrario también existe. Se dice que con herramientas premium «fully-equipped» las tareas se realizan con menor esfuerzo y mayor productividad,  ¿os salen las cuentas?.