Skype, el servicio de Microsoft, ha llegado a ser tan usado y ha adquirido por méritos propios un protagonismo tal, que será el sustituto natural y oficial a partir de marzo del archifamoso Messenger.

La comunicación entre los diferentes componentes de un grupo de trabajo siempre ha sido muy importante. Esta ha de ser clara, fluida, inmediata y sobre todo profesional. Pero quizás esta última faceta se deja de lado de vez en cuando, y es que el uso de las herramientas que tenemos disponibles en ocasiones no es del todo óptimo.

Como ejemplo, en Panel Sistemas hemos ido convergiendo desde hace un tiempo en un único servicio de chat: Skype. El servicio de Microsoft (desde 2011 pertenece a la compañía de Redmond) ha llegado a ser tan usado y ha adquirido por méritos propios un protagonismo tal, que será el sustituto natural y oficial a partir de marzo, del archifamoso Messenger. Sumado a la multiplataforma y los sistemas móviles (smartphone y tablets) lo hace casi obligatorio en cualquier dispositivo.

Además, la cada vez más habitual descentralización física de los equipos de trabajo (geográfica, teletrabajo…) ha hecho que la utilización de Skype se haya disparado, gracias a sus principales características: chat, facilidad de compartir documentos, llamadas, y videollamadas (que no solemos usar a menudo). Las dos últimas cuentan con la útil opción de compartir la pantalla con nuestro interlocutor.

Pero, he aquí la cuestión: ¿lo estamos usando correctamente? Me temo que no. Hemos de asumir que Skype es una herramienta de trabajo y como tal, ha de usarse correctamente. Por ello me gustaría compartir con vosotros esta lista con las que, a mi juicio, son las 8 principales recomendaciones para un uso idóneo y profesional de Skype. Piensa que tu forma de usar la herramienta dará una imagen de ti y de la empresa.

De momento, aquí tenéis las 4 primeras. En un siguiente post os escribiré  las 4 restantes:

1. El nombre de la cuenta

Muchos tenemos cuenta desde hace unos años, por lo que es muy tentador usar la misma para lo personal y para el trabajo. Es un gran error.

«La empresa debería tener una guía de nomenclaturas de nombres de usuario (p.e. nombre.apellido.panel). Con esta nomenclatura, nuestro interlocutor de un vistazo sabrá con quién está hablando y de qué empresa eres. No queda muy bien estar hablando de requisitos o de algún problema serio con saruman72.»

Recuerda otra cosa: al ser un servicio externo a la empresa, el usuario no es vinculante a la misma, por lo que en caso de un cambio de empresa o de proyecto tus antiguos contactos mantendrán tu usuario en la lista. En caso de estar usando la cuenta en “modo personal” durante las vacaciones, tus contactos de trabajo pensarán que estás disponible por lo que podrán preguntar lo que sea.

2. La foto

Quizás sea lo primero en lo que nos fijamos. Es por ello que es bastante importante tener una foto acorde con nuestra actividad. Pensad que la imagen dará una idea de nosotros mismos y, si nos ponen cara, luego sabrán quienes somos (para bien o para mal ;-).

Lo ideal sería colocar una foto con una pose “respetable” (así que cuidado con las fotos de las salidas nocturnas) y en la que estemos identificables, o de lo contrario no servirá de nada. Si no queremos poner una foto nuestra, es mejor no poner la de otra persona: actores, cantantes, dibujos animados, logos comerciales, etc deberían estar prohibidas, así como las fotos de nuestros hijos, parejas o mascotas ;-).

«En definitiva, debería valer el sentido común de cada uno. Pero si aún así no lo ves claro, lo mejor es dejarlo como está: sin foto.»

Por cierto, a partir de la versión 5.5 (en Windows) no se puede dejar sin foto, por lo que tendréis que buscar una. En el foro de Skype podéis encontrar ésta: http://community.skype.com/skypec/attachments/skypec/Windows/44642/1/Skype.jpg

3. Información personal

La información que debería constar en la sección “Información personal” debería ser la relativa únicamente a nuestro puesto de trabajo. Nuestro email corporativo o en su caso el de contacto, el número de teléfono al que poder llamar en caso de algún problema, el puesto que desempeñamos, el grupo al que pertenecemos, el uso horario (muy útil cuando solemos contactar con otros países) o, en caso de estar ausente por vacaciones, la fecha aproximada de vuelta y a quien derivar los posibles temas, algo así como un “fuera de la oficina”.

«Al igual que antes, apelamos al sentido común: nada de chistes, comentarios jocosos, publicidad de otras tareas ajenas al trabajo (muy importante abstenerse negocios paralelos o blogs personales) y en definitiva cualquier dato que esté fuera de nuestro ámbito laboral. «

 

4. Lenguaje a usar

Quizás este sea el punto más peliagudo.

«Pensamos que hablar por chat es como hablar por teléfono, en donde la conversación fluye automáticamente. Sin embargo esto no es así. Tampoco es como el correo electrónico, donde has de tomarte tu tiempo para exponer lo que quieres decir y que quede bien claro. Está a medio camino entre ambos, y hay que encontrar el tempo justo.»

Primero hay que hacerse cargo de si estamos hablando con un solo interlocutor o con varios. El orden de palabra es muy importante. Si en la conversación hay varios interlocutores hablando al mismo tiempo y el texto es muy largo, es muy posible que, o no se lea entero o no se asimile su contenido, ya que estarán más pendientes de no perderse el siguiente mensaje. Como Skype nos permite ver quién está escribiendo en ese momento, si ya hay al menos dos personas escribiendo al mismo tiempo, lo mejor será esperar a ver qué dicen. De lo contrario, el orden de conversación se perderá y sería como estar hablando todos a la vez.

También es importante saber qué vamos a escribir, pues hay que ser conciso y claro. Es muy útil prepararse unas líneas antes de mandar el primer mensaje o tenerlo muy claro en nuestra mente. Al comenzar una conversación, sobre todo si es la primera vez, hay que saludar por supuesto. Quizás parece algo tonto, pero se olvida demasiadas veces. En caso de ser la primera vez que hables con tu interlocutor, preséntate para que te sepa ubicar.

Al retomar una conversación, como es un canal que ya está abierto, no hay necesidad de tantos preámbulos y podemos exponer nuestro siguiente tema de conversación directamente. Es posible que no tengamos una respuesta inmediata, pero sabremos que la información ya ha sido lanzada. En cualquier caso, deberemos esperar un tiempo prudencial antes de volver a insistir, dependiendo de la urgencia del tema. Si es muy urgente deberíamos usar otros canales más directos. Vamos, que para eso está el teléfono.

Los mensajes deberán tener algún contenido útil por sí mismos.

«Existe la costumbre de ir escribiendo y mandando los mensajes según vienen a la cabeza. Mal. Así lo que haremos es dejar mensajes incoherentes que no tendrán ningún sentido independiente. Y si tenemos varios chats activos abiertos, nos distraerá inútilmente, cambiando de uno a otro a la espera de tener una idea clara para contestar.»

Además, en caso de tener activado el sonido será molesto hasta la exasperación oír la notificación cada pocas palabras. Aún más molesto para nuestro compañero de al lado (que ni le va ni le viene las conversaciones que tengamos).

El uso de emoticonos debería reducirse a unos pocos por conversación, casi testimoniales, en las conversaciones que versan sobre el trabajo. Cada cual puede hacer lo que quiera, pero si una conversación por Skype es más tarde pegada en un correo para dejar constancia de alguna decisión (cosa que recordemos no debería hacerse) queda muy poco profesional ver caras sonrientes o enfadadas entre el texto.

Y por último, cada cual tiene una relación diferente con los compañeros de trabajo, por lo que una relación más amistosa entre dos interlocutores no debería dar pie, en conversaciones con más componentes, a chistes privados o frases jocosas que podrían molestar al resto. Esto se puede aplicar también a las abreviaturas, bien porque sean “incorrectas” desde un lenguaje más formal (ke, kien, fale…), bien porque más de uno se perderá con ellas. Esto suele suceder mucho cuando se utiliza en inglés y no estás ducho en sus significados ( hru?, np, thx).

Hasta aquí los 4 primeros puntos de esta lista de recomendaciones. En el próximo post os hablaré de los siguientes cuatro, y podréis descargaros la lista completa en .pdf.

Y si usas Skype en tu empresa, puedes dejarnos tus comentarios. Gracias !

Enlaces relacionados:

• 8 recomendaciones para un uso profesional de Skype – Parte II
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