¿Nos reunimos o trabajamos? Parte III – El desarrollo de la reunión

Pues bien, llegado el momento, nos dirigiremos a la hora y el lugar indicados para proceder con el evento. Se desaconseja recorrer las mesas de los convocados para recordarles, uno a uno, su cita con la historia. Se entiende que, además de leer su propio correo, las personas anotan sus citas más importantes.

En este punto ocurrirá, siempre ocurrirá, que la mayoría de la gente es puntual pero hay alguno que llega tarde. ¿Por qué ocurre esto? ¿Por qué hay gente que cree que su tiempo vale el doble que el de los demás?

Según los expertos en negociación, la técnica de hacer esperar antes de una reunión no aporta nada. Si acaso indica la falta de respeto que sufre quien está esperando. Así que lo más recomendable es empezar a la hora fijada. Quien llegue tarde se perderá el comienzo pero quien es puntual no perderá su tiempo. Recuerdo que la duración ya está decidida y, salvo terremoto de grado 8, no se debe variar.

Supongamos que ya estamos todos en una mesa redonda para favorecer un ambiente cordial y cooperativo. En este momento es muy probable que te encuentres rodeado de personas con los siguientes perfiles:

• El bufón. Se trata del gracioso, del chiste tras chiste. Incluso hace rimas. Sueña con oir frases como “Esto lo vemos mañana a las cinco” para deleitar a todos con su arte en los sonetos.

Además se crece con el calor del público por lo que es conveniente “darle un toque” cuanto antes. Sus interrupciones son constantes y la pérdida de tiempo abismal.

• El estrella. Suele esperar a que hable el líder y luego repite lo mismo con otra entonación. Es buen momento para desconectar y oxigenar el cerebro.

• El “sin ganas”. Le reconocerás enseguida. Es el primero que aparece al entrar en la sala. Está sentado de lado, recostado en la silla, con cara de pocos amigos y pensando que allí no pinta nada. Hay que intentar introducirlo como sea, pero no será fácil.

• El que llega tarde. Como ya hemos dicho, esta persona se perderá parte de la reunión. No conviene que, además, se justifique. Bastante tiempo ha hecho perder ya.

• El líder. Es quien convoca y, por lo tanto, quien dirige la secuencia de acontecimientos. Si alguien no está de acuerdo, que hubiera convocado él antes.

Es también el moderador. Debe ser claro en la exposición inicial, en el establecimiento de los turnos para hablar y en las conclusiones finales. Si esta persona lanza un discurso inicial de 45 minutos, en los que sobran 40 de ellos por ser frases inútiles e incompresibles, se ha “cargado” la reunión. El caos lo invadirá todo, habrá quien finja ir al baño y no volverá, y aumentarán las llamadas a los móviles para intentar la huída. Caso perdido.

• El estresado. Se trata del que tiene la cabeza en lo que dejó fuera. Tiene tanto trabajo que ve como la noche se le echa encima. Conviene intentar que se olvide durante un rato de lo que le espera y se centre en el momento, sino será otro caso perdido.

• El solicitado. Es aquél que recibe una media de 3 llamadas por minuto. O sale de la sala o apaga el móvil. De lo contrario no habrá reunión posible.

Es importante resaltar que se puede estar sin un móvil durante una hora. Conviene recordarle que contestar a una llamada para decir: “Estoy reunido”  no aporta nada ni a quién llamó ni a quién presenció la escena.

• El cabreado. Este caso es muy difícil. Suele haber problemas no solventados con anterioridad que se pueden remontar a la infancia y su interés es que aquello acabe en tragedia. Hay que calmarlo con yoga, si es necesario.

Y en definitiva, para todos, es aconsejable mantener ciertas reglas para el buen final de todo esto:

• Si la reunión tiene una previsión de varias horas de duración es conveniente hacer un pequeño descanso cada dos horas. Un cerebro que no se oxigena no funciona.
• El uso de móviles y portátiles ocasiona que, en un momento de aburrimiento, alguien pueda aprovechar para retocar su imagen de Facebook. Dicen que nadie es tan feo como su foto del carnet de identidad ni tan guapo como su foto de Facebook. Siempre se puede hacer un retoque y mejorar. Y esto no se puede controlar salvo apelando a la integridad moral de los convocados.
• Y por último ¿Qué ocurre si se sobrepasa el límite establecido de duración de la reunión? Pues no pasa nada: se aplaza para otro día y a otra hora.

Y llegamos al final. Si todo ha ido bien, el tiempo invertido habrá valido para algo. Y ya sólo falta recordar a los asistentes con qué mochila sale cada uno de la reunión 😉

Hasta la próxima y última !