¿Nos reunimos o trabajamos? Parte I – La preparación de la reunión

Dice Punset que la ciencia empieza a sospechar que hay vida antes de la muerte. Pues bien, para que esto sea posible es necesario no desperdiciar el tiempo que, en una oficina, es oro.

Un momento que hay que medir con especial cuidado es cuando alguien, en un alarde de valentía, se dice a sí mismo: “Voy a convocar una reunión”. Y aquí empieza toda una serie de acontecimientos encadenados que, sin equilibrio y mesura, pueden llevar a trastornos irreversibles de la personalidad, no sólo a quién convoca sino también a los convocados.

Aunque parece una obviedad, toda reunión debería tener cuatro fases, que muchas veces pasamos por alto: preparación, comunicado, desarrollo y final.

Hoy voy a hablar de la primera: cómo preparar la reunión. Mi recomendación es, una vez que hemos decidido valientemente continuar adelante con el proceso, hay que seguir cuidadosamente los siguientes pasos:

1. Es fundamental tener claro el motivo por el que un ser humano considera conveniente introducir a otros de su misma especie en una sala cerrada al público durante cierto tiempo. El motivo debe ser más importante que lo que éstas personas están haciendo en ese preciso momento. De lo contrario, la reunión se puede aplazar.
2. Elaborar un listado con los puntos que se deben tratar para llegar al objetivo indicado en el apartado anterior. Sin este listado, la reunión puede disgregarse en varios “corrillos” donde cada individuo habla de sus vivencias personales que sólo le interesan, como mucho, a él mismo. Sin un guión al que ceñirse es fácil dispersarse. Y hacer que todos estos “corrillos” vuelvan al redil es más fácil con un guión que mantener.
3. Decidir qué personas deben acudir al evento. No irá ninguna que no deba estar y estarán todas las que lo merezcan. No es fácil esta elección. Incluso podría llegar el caso en el que alguna persona sea convocada sólo para una parte de la reunión. Aquí entraríamos en conceptos postmodernos y vanguardistas como pueden ser “la escucha activa” o el “oyente pasivo”, que los dejo para otra ocasión.
4. Seleccionar un lugar. Esta parte suele ser fácil. Los expertos recomiendan mesas redondas para favorecer el diálogo y el entendimiento, pero como esto suele venir dado por el lugar de trabajo, poco hay que pensar aquí.
5. Elegir una hora. Llegados a este punto podemos “tirar a matar” y citar a la gente a las 18h de un viernes. Así, de entrada, ganamos 1-0. Pero es moralmente reprobable. No se aconseja esta práctica porque se puede correr el riesgo de tener muchas bajas en la convocatoria. Y salvo el amor, que es eterno, todo tiene un principio y un final, por lo que esta reunión no va a ser menos. Por eso sesenta minutos pueden dar para mucho si se aprovechan bien. Hay que decidir con antelación la duración de la reunión, e informar de ello.
6. Indagar, en la medida de lo posible, los odios y amores de quienes asistirán al evento. Esta investigación previa es muy importante si la reunión es para una negociación. En este caso todo lo que te puedas llevar sobre los allí presentes será bienvenido. Preparar una negociación también implica leer biografías, así como conocer las relaciones entre los asistentes y sus estados de ánimo.

 

En estos momentos ya hemos hecho los deberes y podemos comunicar a los futuros asistentes qué parte de su tiempo será nuestro durante un rato. Y como será nuestro, debemos hacer buen uso de él.

En la siguiente entrega, os contaré Cómo hacer la convocatoria.

Hasta entonces!

¿Nos reunimos o trabajamos? Parte II – La convocatoria