¿Cómo respaldar los correos electrónicos superando las cuotas asignadas? ¿Cómo conseguir búsquedas instantáneas sobre el total de correos? ¿Cómo asegurar el acceso a los correos aunque el servidor esté caído?… con unos recursos modestos, a fin de cuentas, no somos la NASA :-).
Todo un reto en la Gestión de Activos que que nos tuvo durante bastante tiempo en jaque al equipo de Tecnologías de la Información de @PanelSistemas. Pero hace un par de años conseguimos burlar este nudo gordiano de la infraestructura de correo electrónico (“Email archiving”).
¿Quién vino al rescate? Nuestro buen colega Mailstore Server.
Como comentábamos en nuestro artículo sobre el correo, ¿amigo o enemigo?: “La información es el moderno alimento de nuestra actividad y las cajas con correos electrónicos son el lugar por el que vagamos en su búsqueda.“
Si bien en aquella ocasión reflexionábamos sobre el correo como fuente de información, ahora nos centramos en cómo hemos conseguido preservar los niveles de productividad con altos volúmenes de correo electrónicos, cuando es fácil que el tiempo dedicado a buscar correos supere el dedicado a atenderlos.
Nuestra solución ha sido poner en marcha un Servicio de ALMACÉN CENTRAL de CORREOS ELECTRÓNICOS. Con este servicio hemos podido centralizar el tratamiento de los buzones de los usuarios del servicio, sincronizándolos en un servidor dedicado. Este proceso de copia diaria además indexa los correos electrónicos y su adjuntos, los comprime y habilita nuevos canales de acceso web, local y móvil. ¡El no va más! (sobretodo con las batallas entre Google y Microsoft por la sincronización móvil)
Desde un punto de vista empresarial existen una serie de beneficios adicionales relacionados con el cumplimiento de diversas obligaciones (normativas o legales) así como con la protección de la información de la compañía. Tampoco es un tema baladí.
¿Queréis unos números? ¡Vamos! Por ejemplo, en mi caso ahora recibo del orden de 25.000 correos anuales, es decir, unos 14 correos por hora laboral durante todo el año. Por descontado, los leo todos ;-), pero es que además hay que guardarlos y encontrarlos cuando se necesitan.
Durante los primeros 10 años en @PanelSistemas he intercambiado unos 220.000 correos (bueno, en el 2004 fueron solo 2.600 correos). Si busco los términos “Calidad Software” sobre el total de estos correos, al cabo de 10 segundos tengo a mi disposición los 2.895 mensajes de correo electrónico que contienen estas dos palabras. ¡Insuperable!
Mailstore client demostración “Calidad Software”
Además de las ventajas para nuestros usuarios (¡productividad al poder!) obtenemos una serie de beneficios para la infraestructura de servicios TI: los correos históricos ocupan espacio fuera del servidor de correo y así conseguimos utilizar almacenamiento más barato, disminuir el tamaño de la copia de seguridad de los buzones del servidor de correo y liberarle de las pesadas búsquedas sobre correos antiguos … ¡minimizando costes de TI a tope!
Si todavía quieres pedirle más a tu almacén de correos electrónicos, a partir de la versión 9.1 incluye soporte para cuentas de Google Apps ¿Qué tal?. En suma, el importante potencial aportado por este producto no ha pasado desapercibido en el mercado, y en diciembre 2014 la compañia Carbonite ha formalizado la compra de Mailstore. Buen ojo.
Llegados a este punto, me animo a recomendaros el artículo “Dime qué correos escribes y te diré quién eres“, de nuestro brillante amigo Álvaro García sobre cómo maximizar el resultado cuidando ciertos aspectos de los correos electrónicos.
En todo caso, si estáis pensando que os vendría bien algo así en vuestra casa, existe una versión gratuita para el hogar: MailStore Home.
¿El archivado del correo electrónico es también un reto en vuestras empresas?
