Dime qué correos escribes y te diré quién eres.

Los que no tenemos nada importante que decir, debemos, al menos, decirlo bien. Si no podríamos convertirnos en un cuchillo sin mango al que le falta la hoja: nada. Ahora bien, los que saben de lo que hablan también deben expresarse correctamente porque sino podrían ser incomprendidos.

Esto también debería aplicarse en el ámbito laboral. A pesar de la irrupción de Twitter, Facebook u otras redes sociales, el correo electrónico sigue siendo la herramienta de comunicación corporativa más utilizada, al menos en un plano formal. Generamos bastantes más e-mails de lo que transmitimos por vía oral, por tanto escribir un mensaje de forma adecuada puede arreglar más problemas de los que genera.

Los que nos encontramos en este sector por accidente solemos poner más interés en mantener un formalismo escrito. Yo no tengo gafas de pasta, ni compro ropa en Canden Town, no cojo monedas con la cabeza, no he recompilado nunca un Kernel, ni conozco a Neo y me da igual si Frodo y su amigo encuentran el anillo o deciden comprarse otro. Si me quiero integrar tengo que aparentar que sé de lo que hablo. Y quienes tenemos además una edad considerable, recordamos aquellas clases de “Comentario de Texto” en las que se enseñaba a leer bien, entender lo leído y sintetizar lo leído para recoger lo importante. Creo que ahora es E.S.O. lo que antes era AQUELLO, pero sigue siendo válido a día de hoy.

Pues bien, todo lo aprendido en aquellas clases, en las que no se prestaba atención, es aplicable a la redacción de un correo en las oficinas de hoy en día.

¿Qué ocurre? Que parece que sólo debe intentar escribir bien quien opte al NOBEL de literatura. El resto, como nos dedicamos a otra cosa podemos escribir de cualquier forma. Qué más da, somos de ciencias….y así pensamos que esto nos da licencia para no entendernos ni con nosotros mismos. Pues no, ése no es el camino.

Lo primero para escribir un correo es pensar qué se quiere transmitir. Esto que parece una obviedad ha ocasionado muchos, pero muchos problemas. Escribir presenta una ventaja frente a “hablar” y es que puedes pensar, revisar y corregir. Por lo tanto, si lo podemos hacer ¿por qué no lo hacemos?

Lo segundo es tener claro a quién va dirigido el correo (Para) y quien va en copia (CC), tanto si se pretende dar “un tirón de orejas” como una felicitación. Los que van en copia se convierten además en meros espectadores sin pagar entrada, así que nuestro mensaje puede ser bien o mal interpretado por alguien que no es nuestro objetivo.

En tercer lugar y una vez tenemos claros los puntos anteriores, podemos empezar a escribir el título y el cuerpo del mensaje.

El título debe ser descriptivo de lo que hallaremos más abajo. No es recomendable aprovechar otro correo recibido para ahorrarse el tener que escribir los destinatarios y el título. Así no hay quien encuentre, tiempo después, lo que se está buscando.

El cuerpo debe comenzar con un saludo (ser educado es barato) con la primera letra en mayúscula. Después continuaremos con un brevísimo resumen de no más de dos líneas del objeto del presente correo. Así, quien lo esté leyendo:

 

• Sabrá de un vistazo si el correo es de su incumbencia (esto aumenta la eficacia laboral porque, de esta  forma, cada uno se dedica a aquello a lo que debe dedicarse).
• Comprenderá mejor el resto del correo porque ya sabe con qué está relacionado.
• Podrá encontrar más rápidamente este correo cuando, dentro de unos lustros, busque una “evidencia” sobre el tema tratado.

 

A partir de aquí, se escribe lo que se estime oportuno. Pero hay que tener en cuenta que existen ciertas “prácticas de riesgo” que es conveniente evitar:

 

• No se debería escribir en mayúsculas. Si queremos gritar, cosa que no deberíamos hacer nunca bajo ningún concepto, podemos aprovechar la soledad del hogar y dar rienda suelta a nuestras emociones. En caso de querer resaltar o enfatizar ciertas frases o palabras puede ser muy útil subrayarlas o ponerlas en negrita. De esta forma centramos el foco sólo en lo importante.
• No se deberían cometer faltas de ortografía. ¿Y si no lo podemos evitar porque somos de ciencias o no leímos el Quijote en E.G.B.? Nunca es tarde para usar el corrector ortográfico.
• Todo el texto debería escribirse con el mismo tipo de letra y color. Tampoco vale utilizar colores que hagan separar los ojos del monitor.
• Emoticonos. Esto se lo podemos dejar a los que nacieron después de COBI.
• Interjecciones. No se recomienda el uso de expresiones como “Bah”, “jopeta”, “Buah”, “ya te digo”,  “buff”, “ay”, etc…..Todas ellas, sin excepción,  tienen un equivalente “más recomendable” en nuestro idioma.
• Abreviaturas. El uso de abreviaturas indica “vagancia” en quien escribe. Las expresiones ASAP, FYI, PTI, BR, etc… son primas-hermanas de los emoticones, así que aplica la misma regla.
• Puntos suspensivos. Indica duda por lo que, salvo que se pretenda generar sarcasmo controlado, su utilización está contraindicada.
• Risas. Leer un correo puede ocasionar risa en el lector. Perfecto. Pero no es necesario responder con “jajaja”. Este tipo de emociones se suponen, como el valor en la “mili”.
• El reenvío del reenvío del reenvío. Cuando alguien recibe un correo cuyo título empieza por “FWD:” se enfrenta al mismo con un temor inicial que le lleva, automáticamente, a comprobar cuántos “scrolls” son necesarios para llegar al final del correo. Una vez ha verificado que todo el correo se compone de 198 reenvíos y que el origen es de hace 4 años por una empresa que ya no existe ni en las hemerotecas, empieza a recorrerle un sudor frío por la frente y una duda golpea su alma: ¿Qué se supone que debo hacer yo con todo esto?
• “Urgente” en el título del correo. La vida está llena de urgencias y vivimos con demasiado stress, pero no por ello debemos contribuir a que haya más. Si algo es urgente también se puede indicar en el cuerpo del mensaje. Ahora bien, el abuso de esta práctica suele llevar a la completa indiferencia del lector para este tipo de correos. Se recomienda el uso de este adjetivo calificativo sólo cuando sea verdad, no cuando pretendamos que alguien haga de forma rápida lo que nosotros hemos encolado.

 

En definitiva, para dar más claridad a lo que se quiere comunicar y hacer más fácil la comprensión de la lectura se pueden utilizar las siguientes prácticas recomendables:

 

1. Tabulaciones. En la realización de una lista de pasos para la ejecución de un procedimiento, por ejemplo.
2. Enumeraciones. Enumerar la misma lista del punto anterior ayuda a saber, de forma rápida, de cuántos pasos se compone un proceso. Y así, además, no es necesario que el lector utilice los dedos para ir contando.
3. Signos de puntuación. No es conveniente que el lector llegue a sufrir hiperventilación por tener que leer varios párrafos que no ofrecen la posibilidad de hacer una parada y coger un poco de aire. Además, una vez leída la parrafada, no se entiende nada y es necesario releer el correo varias veces y acabar suponiendo lo que el escritor quiso decir.  Las paradas cortas llevan una coma y las largas un punto. Si además se cambia de tema, se pone un punto y aparte y se comienza con mayúscula.
4. Chistes y chascarrillos. Es conveniente, para relajar los ambientes complicados, “soltar” algún comentario jocoso. Pero tan malo es no llegar como pasarse. La virtud está en el equilibrio.

 

En cuarto lugar el correo debe llevar una despedida. No hace falta acabar con lágrimas en los ojos, pero sí es conveniente “dar las gracias” (si se estima conveniente ya que también es barato) o, simplemente, “Un saludo”.

Y por último, llega la firma. Aquí hay discrepancias sobre si debe tener muchos o pocos caracteres, si cumple o no la LOPD, o si conviene “tirar” de las últimas tendencias y hacer que la firma se convierta en un único enlace que apunte a algo alojado en la página web de la empresa. Dejemos esto para el departamento correspondiente. El resto pondremos como firma lo que nos indique la empresa, que para eso usamos una herramienta corporativa.

La firma puede ir en otro idioma. Perfecto. El francés es para el amor y el inglés para los negocios. Ahora bien, si somos cosmopolitas y firmamos en otro idioma, debemos vigilar todavía más las recomendaciones anteriores. Si subimos el listón, lo subimos en todo el correo.

Todas estas prácticas y recomendaciones cobran especial importancia cuando el destinatario del correo es un cliente o alguien que puede llegar a serlo. En este caso, es la imagen del empleado y la de la empresa las que salen a relucir, para bien o para mal. Y las “prácticas de riesgo” más comunes que debemos evitar a toda costa son:

 

• Uso de imperativos. El cliente siempre tiene la razón y debe pensar que da órdenes aún cuando no sea cierto. No es conveniente que las reciba.
• Abuso de correos. Cuando una discusión ha llegado a “un punto muerto” es mejor dejar de escribir para pasar al teléfono o al desayuno. El correo no esla Virgen de Lourdes que obra cualquier milagro. Una vez arreglado el entuerto “por vía oral” ya se puede volver a escribir por aquello de las evidencias.
• Uso de tecnicismos. Es necesario adaptar el correo a quien lo va a leer. De nada sirve escribir un gran tratado de medicina si el receptor del correo no ha visto nunca una tirita.
• Uso de anglicismos. Nuestro sector está lleno de anglicismos. Es conveniente, en la medida de lo posible, utilizar expresiones equivalentes en nuestro idioma. Esto es válido siempre y cuando la lengua de interlocución no sea el inglés, evidentemente.
• “Te contesto en rojo, te contesto en verde”. Esto está bien con un número par de correos y menor que tres. Pasado este umbral, se comienza un nuevo correo y así no llegamos al arco iris.

Lo más importante de todo es que estas recomendaciones son válidas siempre y cuando no sea un cliente quien escriba el correo. En ese caso, nos olvidamos de todo y lo damos por bueno.

En definitiva, yo aplico siempre la máxima “dime qué correos escribes y te diré cómo eres“. Las relaciones laborales son tan extrañas que puedes escribirte con una persona durante años y nunca llegas a conocerla físicamente. Y esa persona será juzgada por lo que lees en sus correos.