#Colaboración instantánea: ¿Skype, Hangout, Slack? ¿Cuál?

Como la colaboración es un claro factor de competitividad, potenciar la colaboración instantánea supone competitividad instantánea. Perfecto, entonces solo falta decidir ¿qué programa de mensajería instántanea utilizamos en nuestra empresa? (conocida también en inglés como IM)

Por desgracia, desde mi punto de vista, el panorama en la Mensajería Instantánea empresarial es descorazonador. El uso de estándares para la mensajería instantánea (basada en el protocolo abierto XMPP y sus extensiones XEP) está siendo ninguneado por los jugadores predominantes (Microsoft con Skype, Google con Hangout, Facebook con Whatsapp) que abusan de su posición.

 

 

Análisis de situación

Por tanto, este es nuestro escenario, tenemos de todo:

• Hermosos jardines particulares .  Son como clubes privados con jardines bonitos, populares y agradables pero vallados (los dichosos “walled gardens”). Cárceles de felices usuarios, caso de Skype, Hangout, Facebook o Whatsapp.

• Ágoras de mediación.  Su propuesta de valor es facilitar la integración entre los distintos productos de mensajería. Modernos correveidiles como  Sameroom, Acano o Zapier. Mención especial se merece Slack, un jardin con mediación, muy popular por su facilidad de uso, de puesta en marcha y de integración con el resto de herramientas de trabajo de las empresas.

• Los amigos de todos.  Son programas de mensajería instántanea que utilizan el estándar para comunicarse. Para ello necesitan apoyarse en una red de nodos XMPP, siendo el servicio Jabber.org su referencia más sonora. Son numerosos los programas cliente XMPP disponibles, jugadores de equipo, sin grandes nombres. Entre los servidores XMPP existentes está Icewarp, el servidor de correo electrónico que utilizamos nosotros.

• Nuevos exploradores en busca de nuevos espacios.  Experimentan con formas de trabajar y son legión, os podemos señalar: Glip, IMBox (de los fundadores de Spotbros), Fleep (creado por ex-Skypers) o Mmmelon (recién nacido en Noviembre 2015). De estos, aquellos que no den soporte a XMPP aspiran a consolidar futuros jardines privados.

via GIPHY

Preservar la adherencia a estándares abiertos en los programas que utilizamos nos sirve como vacuna contra el riesgo de quedar atrapados por un fabricante (“vendor lock-in”). Sin embargo, no siempre encontraremos el necesario equilibrio entre estandarización y experiencia de cliente, como explica Garret Heaton (co-fundador de HipChat) en esta conversación de Hacker News:  Motivos para salirse del estándar XMPP.  Un tema controvertido.

Para refinar la lista de candidatos, desde el punto de vista del control empresarial y la seguridad de la información habrá que tener en consideración la capacidad de administrar usuarios de forma centralizada (Alta/Baja/Modificación), así como diferenciar entre servicios prestados desde dentro de nuestras instalaciones (“on premises”) o servicios externalizados (en forma de cuota mensual, típicamente).

Lo dicho, una cuestión de equilibrio. Interesa sobremanera la experiencia de usuario pero, como bien señala el responsable del producto Yammer en Microsoft en relación a la colaboración en equipos:

“… reconocemos que compartir va de la mano con los adecuados niveles de privacidad, seguridad y cumplimiento legal”
“… we recognize that  sharing goes hand in hand with the right levels of privacy, security and compliance.”
Juliet Wei, senior product marketing manager for the Yammer team.

¿Hay que tener en cuenta algo más?

Un detalle, no estamos solos ¿Queremos colaborar instantáneamente con nuestros clientes y proveedores? Sin duda.

Visto, vamos a por ello.

Esta es nuestra lista de puntos de acción para poner en marcha el servicio de Mensajería Instántanea en una empresa:

1. Fundamental, debemos alinear las características del servicio IM con la cultura de trabajo de la empresa. De este paso saldremos con una política sobre el uso de cuentas particulares, presupuesto, necesidades en cuanto a disponibilidad, administración, rendimiento o trazabilidad.
2. Prueba Piloto. Objetivo: creérnoslo.
3. Retrospectiva. ¿Satisfechos? ¿Alcanza el presupuesto?
   1. No, volvemos al punto 1.
   2. Sí, pero … volvemos al punto 1.
   3. Sí y sí. Seguir.
4. Adelante.

Si queremos alojar el servicio en casa, para poder establecer unas garantías sobre la disponibilidad y el rendimiento del servicio necesitaremos disponer de conocimiento especializado y capacidad suficiente. Tanto con tecnología de código abierto como propietaria (Microsoft Skype Empresarial Server, por ejemplo), esto será un punto delicado.

De forma rápida, 5 EUR/mes por usuario es un coste estimado de referencia para un servicio externo de Mensajería Instántanea Corporativa. Si esta cifra os lleva a plantearos abrir cuentas en Google for Work, Microsoft Office 365 o, incluso, a dar el salto hacia Redes Sociales Corporativas … es natural, no pasa “nada”, simplemente tenéis que volver al punto 1 de la lista de puntos de acción que os proponemos.

Para terminar con una buena noticia, os invito a leer el excelente artículo de Israel Alcázar en el que nos explica con detalle cómo se  gestionan internamente en Thinking with You: “Trucos para trabajar con equipos remotos“. Un poco de luz, ¡Gracias!

Nota:
La empresa Acano ha firmado un acuerdo de adquisición en 2016 con Cisco.