8 recomendaciones para un uso profesional de Skype - Parte II

Continuamos en este post con la Guía de Buenas Prácticas para un uso corporativo de Skype, con mis 4 recomendaciones restantes (aquí podéis ver el anterior post con las primeras cuatro recomendaciones).

5. Audio y video.

La gran ventaja de Skype es sin duda las llamadas de audio entre los usuarios. Muy semejante a las que podrías hacer con un teléfono normal, lo cual hace que la empresa tenga un ahorro considerable. Incluso se pueden realizar llamadas entre el ordenador / móvil / tablet y teléfono a precios reducidos. Es tremendamente útil para hacer llamadas a grupos, sin necesidad de una infraestructura dedicada a ello (como Cisco) o una sala de reuniones para limitar los contactos a los desplazados. Dando por hecho la educación propia a la hora de hablar, es conveniente estar en un lugar con poco ruido si usamos el micrófono y el altavoz externo, y es también aconsejable el uso de auriculares y micrófono.

La función de video-llamada no se suele usar mucho a nivel corporativo, pero aún así los consejos básicos para sacarle un mayor provecho, añadiendo lo dicho para las audios, serían: una correcta iluminación del lugar desde que se realice, la elección de un lugar no demasiado cargado de objetos a la vista para no distraer la conversación, y una postura formal pero relajada.

“En ambos casos, cuando se va a llamar a alguien, es conveniente avisar primero. A nuestro interlocutor le tiene que dar tiempo a buscar los cascos o un lugar más apropiado para la charla. O si no, al menos por cortesía, deberíamos esperar a que esté listo. “

6. Buenas prácticas.

Si se añade alguien al chat, se le debe de poner al tanto en un hilo paralelo sobre lo hablado, para que no entorpezca la conversación del grupo.

Normalmente existen grupos de roles asociados, en los que varias personas están en un hilo con temas que pueden afectarles. Por ejemplo, para los componentes de un proyecto o de una actuación concreta que se repite en el tiempo (como los implicados en un pase a producción), si la conversación deriva hacia un grupo menor, es mejor crear un nuevo chat que sólo contenga los implicados. Esto es muy importante en el caso de las llamadas a grupos. Es posible que alguien no tenga que intervenir y esté perdiendo el tiempo.

“Lo mismo ocurre cuando compartimos documentos con alguien de un chat grupal, no hace falta que todo el mundo lo reciba, solamente los que lo necesitan. Cuidado con enviar documentos a grupos ya que es posible que alguien (por ejemplo un cliente o alguien de otra empresa) esté en él y no tenga que ver dicha información. “

Las conversaciones han de ser fluidas dentro de un orden, no se puede hablar todo el mundo a la vez. A más integrantes en el grupo, más lenta será la comunicación. Si se está explicando algo es preferible tener toda la información desde el principio, pero si necesitamos tiempo para pensarlo o explicarlo es mejor indicar un “dame un momento” a dejar al resto a la expectativa.

Lo que escribamos debemos de revisarlo antes de enviarlo. Las faltas de ortografía siempre quedan mal. Si has enviado un mensaje y has visto que está mal escrito, modifícalo, aunque sea una tilde. Esto también aplica a los signos de puntuación como los puntos, las comas o las maltratadas interrogaciones; en castellano una frase interrogativa también tiene el simbolo “¿” al inicio de la misma. Si la corrección es importante escribe al comienzo en mayúsculas “CORRECCIÓN”. Si algo es importante no lo borres de la historia, para que no lo vean. Si es necesario, edítalo y pon sustituyendo el contenido por un “(BORRADO) Mis disculpas, esto no debería estar aquí.” Recordad también que el uso de las mayúsculas se debe de reservar para remarcar algo. En la red, un texto en mayúsculas y/o negrita continuado lleva implícito que estamos chillando.

Copiar y pegar trozos de conversación de un lado a otro tiene su peligro, así que no se ha de escribir nada que pueda ser usado en nuestra contra… Aunque no lo parezca, las conversaciones se guardan en nuestro equipo y pueden ser rescatadas si se sabe hacer, pero eso no lo voy a contar aquí ;-).

7. Cuándo usarlo y cuándo no.

Skype es muy útil cuando se ha de compartir información sensible a errores como números de teléfono, nombres o direcciones de email… Y también para hacer aclaraciones concretas o discutir en el momento sobre tareas en el trabajo diario del equipo.

“Pero por contra, se ha de evitar su uso cuando se trata de confirmaciones de decisiones o para constataciones de alguna cosa importante en el proyecto. En este caso, es mucho mejor hacerlo por email, así todos los participantes de la conversación (y alguno más) recibirán una copia concisa y clara sobre el tema en cuestión.”

Algunas veces también se tiende a abusar de este servicio cuando lo usamos para realizar consultas o aclaraciones que podríamos hacer personalmente. Quizás conviene levantarse del sitio, ir al otro lado del edificio y hablar directamente con la persona indicada. El contacto de tú a tú siempre va a ser más eficiente que el virtual.

8. Aún sin estar usándolo, hay que saber usarlo.

¿A quién no le ha pasado el preguntar algo a alguien y quedar a la espera de una respuesta durante un par de horas? Las inevitables reuniones, descansos para comer o simplemente el final de la jornada laboral, deberían ser motivos para cambiar el estado de nuestra conexión.

“Si sabemos que vamos a estar ausentes durante un periodo prudencial (pongamos entre media hora y dos horas) deberíamos cambiar nuestro estado a “Ausente”, para que nuestros contactos sepan que no van a recibir una contestación inmediata. Si la ausencia es muy prolongada, podremos desconectarnos o ponernos “Invisibles”, para que nuestro interlocutor sepa que no estamos disponibles.”

Sin embargo también tenemos el estado “Ocupado”, del cual se suele abusar. Únicamente lo deberíamos usar en aquellos momentos en que realmente sea así. Pensad si es mejor desconectar el Skype para que no nos molesten. Si es realmente urgente, llamarán por teléfono.

Algo que no se suele tener en cuenta por parte de los usuarios, es el funcionamiento interno de Skype. El servicio únicamente comunica los mensajes de un usuario con otro, por lo que no guarda los mensajes en ningún servidor. ¿Esto que implica? Pues que si los dos usuarios no están conectados no existe comunicación. Por ejemplo, queremos decir algo a alguien que está desconectado. Si nuestro equipo no está online cuando el otro se conecte, dicho mensaje nunca va a llegar. Lo mismo ocurre con los archivos que enviamos. Si no tenemos nuestro equipo conectado y/o el archivo no sigue en la misma ubicación en que estaba en el momento del envío, este no se producirá.

Para saber si el mensaje ha sido recibido por nuestro interlocutor, podemos comprobar si al lado de la hora aparece marcado como enviado. Si aparece una espiral dando vueltas es que no ha llegado. Es posible que una caída de red haga parecer que alguien está on-line y Skype no se haya dado cuenta. Sabremos si ha llegado porque esa espiral no aparecerá.

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En definitiva, Skype es una herramienta muy útil a nivel laboral, pero si la sabemos usar correctamente será aún más productiva. Por supuesto, y vuelvo a recordar, esta herramienta debe ser usada en conjunción con las otras que tenemos a nuestra disposición como son el correo, el teléfono y el trato personal, siempre.

Os dejamos la lista con las 8 recomendaciones en esta pequeña Guía de Buenas Prácticas en el uso corporativo de Skype que hemos preparado. Espero que os sea de utilidad.